Krajowy System e-Faktur dla pierwszej grupy podatników stanie się obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Przekazywanie, odbieranie i przechowywanie w KSeF faktur ustrukturyzowanych będzie wymagane niezależnie od branży i wielkości firmy.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych
Obecnie wiele firm do wystawianych faktur dołącza też specyfikacje ze szczegółowym nakreśleniem wykonanej usługi czy sprzedanego produktu. Takie dokumenty nie spełniają definicji faktury, są raczej załącznikiem do niej. Nie są też obowiązkowe. Po wejściu w życie przepisów dotyczących KSeF również będzie można przesyłać załączniki do faktur ustrukturyzowanych. W praktyce więc firmy te będą mogły dalej trzymać się swoich zwyczajów w kontaktach z kontrahentami.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych będą obsługiwane w ramach schemy FA3.
Co zrobić, by dodawać załączniki do faktur ustrukturyzowanych?
Podatnik, który chce skorzystać z możliwości dodawania załączników do e-faktur wystawianych w KSeF, będzie musiał zgłosić ten fakt za pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy.
Ważne!
Możliwość zgłaszania woli dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych zostanie uruchomiona 1 stycznia 2026 r.
Jak podkreśla resort finansów, konieczność zgłaszania zamiaru wysyłania załączników jest podyktowana kwestiami bezpieczeństwa systemowego. Załączniki mogą bowiem stanowić potencjalne źródło wirusów i innych zagrożeń. Większe, bardziej złożone pliki niosą ze sobą ryzyko nadużyć i cyberataków. Składane zawiadomienia mają to ryzyko zminimalizować.
Możliwość dodawania załączników w praktyce
Firmy, które zechcą dodawać załączniki do faktur ustrukturyzowanych, będą musiały używać programów księgowych i systemów ERP dostosowanych do schemy FA3. Zastosowanie tego standardu pozwoli przesyłać i przetwarzać dane w rządowym systemie.
Użytkownicy oprogramowania, które jest na bieżąco aktualizowane, nie będą musieli ingerować w techniczne kwestie wykorzystywanych systemów. Programy takie jak Subiekt nexo czy Rachmistrz nexo są z wyprzedzeniem dostosowywane do zmieniających się przepisów. Producent, firma InsERT, dba nie tylko o prawidłowość formalną swoich systemów, ale też o ich zgodność z bieżącymi potrzebami przedsiębiorców.
Jak przygotować się na zmiany?
Szczegółowa dokumentacja techniczna i wyjaśnienie zasad funkcjonowania załączników do e-faktur z KSeF mają zostać opublikowane w drugiej połowie 2025 r. Przedsiębiorcy będą więc mieli kilka miesięcy na wdrożenie zmian. Warto już teraz się do nich przygotować, m.in. poprzez zakup oprogramowania przystosowanego do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.
Zobacz też: Obowiązkowy KSeF – od kiedy? Termin już w 2026 r.
