Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już w 2026 roku. Dla największych podmiotów (u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł) terminem jest 1 lutego 2026 r. Dla pozostały – 1 kwietnia 2026 r.
Ustawa o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2025 r. poz. 775) przewiduje jednak dłuższy termin na wdrożenie KSeF dla pewnej grupy przedsiębiorców oraz całkowite zwolnienie dla niektórych czynności.
Kto nie musi korzystać z KSeF od 2026 r.
Wdrożenie systemu KSeF w działalności dla wielu podatników wiąże się z wyzwaniami. O ile bowiem firmy, które już od dawna korzystają z cyfrowych rozwiązań, np. programów InsERT do fakturowania, prawie nie odczują zmiany, o tyle małe działalności, które do tej pory korzystały np. z szablonów w excelu, na podstawie których wystawiały faktury - już tak.
Dlatego twórcy ustawy nowelizacyjnej zdecydowali się wydłużyć okres adaptacji do zmian dla najmniejszych podmiotów.
Do końca 2026 r. zwolnienie z KSeF przysługuje podatnikom, których wartość sprzedaży brutto w miesiącu, udokumentowana fakturami nie przekroczyła 10.000 zł. Grupa ta nazywa jest „cyfrowo wykluczonymi” ze względu na to, że wiele z tych podmiotów prowadzi działalność na małą skalę na terenach wiejskich, gdzie dostęp do internetu jest utrudniony. Jednak kluczowa dla skorzystania z tego zwolnienia z KSeF jest wartość sprzedaży, a nie miejsce prowadzenia działalności.
Ważne! Jeśli powyższy warunek nie zostanie spełniony, podatnik będzie zobowiązany do fakturowania w KSeF począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczyła 10.000 zł brutto.
Do końca 2026 r. będzie też można wystawiać paragony fiskalne uznawane za faktury uproszczone (do 450 zł).
Pozostałe zwolnienia z KSeF
Art. 106ga ustawy w brzmieniu od 1 lutego 2026 r. wskazuje:
Art. 106ga. 1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Warto w szczególności zwrócić uwagę na art. 106ga ust. 2 pkt 4. Wskazuje on na brak konieczności wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Co do zasady dokumentem sprzedaży w takim wypadku jest paragon fiskalny. Konsument może jednak zażądać wystawienia do takiej transakcji faktury. Jeśli tak się stanie, sprzedawca może mu wystawić zwykłą fakturę lub fakturę elektroniczną np. w formacie PDF.
Ponadto, zgodnie z art. 106s ustawy w brzmieniu od 1 lutego 2026 r., minister finansów może określić dodatkowe zwolnienia z KSeF drogą rozporządzenia. Projekt takiego aktu prawnego jest już przygotowany. Przewidziano w nim brak obowiązku korzystania z KSeF m.in. w przypadku świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, przewozu osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi itp., czy chociażby dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług.
