Dokumentem potwierdzającym transakcję dokonaną na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego jest paragon fiskalny. Zgodnie z ogólną zasadą zapisaną w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na rzecz takich osób musi posiadać kasę fiskalną i za jej pomocą ewidencjonować obrót i kwotę podatku. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników. Jedynie nieliczni mogą jeszcze korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544). Rozporządzenie to obowiązuje jednak tylko do 31 grudnia 2016 r. – po tym terminie należy spodziewać się kolejnego zawężenia grona podatników uprawnionych do zwolnień z kas, a może nawet całkowitej ich likwidacji.
Nabywca ma prawo żądać wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym. Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, ma na to 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, świadczenie usługi lub zapłacono całość lub część należności.
W art. 106h ustawy określono szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu postępowania w takim przypadku. Zgodnie z tym przepisem, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, wręczyć ją nabywcy, a w dokumentacji księgowej pozostawić paragon fiskalny – dołączony do egzemplarza faktury pozostającego u przedsiębiorcy. Pozwoli to uniknąć podwójnej płatności podatku. Faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym nie należy ujmować w ewidencji VAT – sprzedaż ta zostanie bowiem zaewidencjonowana w rejestrze sprzedaży na podstawie raportu z kasy fiskalnej.
Należy jednak podkreślić, iż od 1 lipca 2016 r. wejdą w życie zmiany w ustawie o VAT i ustawie – Ordynacja podatkowa. Nowe przepisy nakładają na podatników obowiązek przesyłania rejestrów VAT w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK) do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wszystko wskazuje na to, iż wprowadzenie centralnego rejestru faktur będzie się wiązało z koniecznością ujmowania w ewidencji VAT wszystkich faktur – także tych do transakcji udokumentowanych paragonem fiskalnym. W takim wypadku będzie należało skorygować w ewidencji zapis takiej sprzedaży. O ile w przypadku faktur wystawianych na bieżąco zmiana ta nie będzie stanowiła większego problemu, o tyle w przypadku żądania wystawienia faktury po dłuższym czasie, np. dwóch miesiącach, konieczne będzie skorygowanie ewidencji VAT za ten okres. Zapewne będzie się to wiązało z nowym plikiem JPK dla ewidencji VAT, który będzie trzeba ponownie przekazać do urzędu skarbowego.
Dowiedz się więcej: Uwaga zmiany! Krótszy okres na wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego - JPK
W art. 106h ustawy czytamy:
Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, który przywołano w zacytowanym przepisie, dotyczy tzw. faktur uproszczonych. Paragon fiskalny z wydrukowanym numerem NIP nabywcy uznaje się za taką właśnie fakturę.
Art. 106e
(…)
5. Faktura może nie zawierać:
(…)
3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Zobacz też: Czy w 2015 r. można wystawić fakturę, jeśli klient zgubił paragon fiskalny?
O ile kwestia wystawienia jednej faktury do transakcji udokumentowanej jednym paragonem nie budzi większych wątpliwości, o tyle kwestia poprawności wystawienia np. kilku faktur do jednego paragonu, jednej faktury do kilku paragonów itp. już tak. Przepisy nie określają w tym względzie konkretnej procedury postępowania. Aby rozstrzygnąć wątpliwe kwestie, warto posłużyć się interpretacjami indywidualnymi wydawanymi przez organy podatkowe.
Na przykład Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 4 grudnia 2013 r. (IPPP2/443-1100/13-2/DG) rozwiał wątpliwości podatnika, który zastanawiał się nad możliwością dokumentowania jedną fakturą kilku dostaw towarów zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy. Postępowanie takie zostało uznane za prawidłowe. Ponadto w interpretacji wskazano, w jakich terminach należy wystawić taką fakturę:
(…) Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania wszystkich (lub kilku odrębnych) dostaw towarów, zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, poprzez wystawienie jednej faktury VAT w ostatnim dniu tego miesiąca (dokumentującej sprzedaż z całego miesiąca) najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów, jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone Stronie do końca miesiąca, w którym dokonano dostaw towarów.
W przypadku wystawienia takiej faktury należy pamiętać o zasadzie zapisanej w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy, zgodnie z którą faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Kwestia ta również była przedmiotem rozstrzygnięć organów podatkowych. Obecnie stają one na stanowisku, iż faktury zbiorcze powinny zawierać daty wszystkich dostaw, nie tylko ostatniej w danym miesiącu.
