W zrozumieniu pojęć e-kontroli i Jednolitego Pliku Kontrolnego, a co za tym idzie obowiązków wynikających z nowych regulacji, pomocne okażą się obowiązujące przepisy i oficjalne definicje. 

 

Kontrola podatkowa polega przede wszystkim na poszukiwaniu przez pracowników organów skarbowych podatku VAT odliczonego niesłusznie bądź nieprawidłowe naliczanie VAT od sprzedaży, niezadeklarowanego przychodu lub kosztów, które podatnik nielegalnie odlicza od przychodu, wykazując zaniżony dochód a tym samy mniejszy podatek, w podmiotach, które skarbówka podejrzewa o uchylanie się od zobowiązań podatkowych.

 

Prawo do dokonywania kontroli przysługuje organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej na mocy art. 155 Ordynacji podatkowej:

Art. 155. § 1. Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, w tym także w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy.

§ 2. Jeżeli osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny, organ podatkowy może przyjąć wyjaśnienie lub zeznanie albo dokonać czynności w miejscu pobytu tej osoby.

 

Natomiast szczegółowe wytyczne dotyczące uprawnień kontrolującego zostały zamieszczone w art. 286 tego aktu prawnego:

Art. 286. § 1. Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

1) wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;

2) wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 § 1;

3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;

4) żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

6) zabezpieczania zebranych dowodów;

7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

8) żądania przeprowadzenia spisu z natury;

9) przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4;

10) zasięgania opinii biegłych.

§ 2. Kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:

1) próbek towarów;

2) akt, ksiąg i dokumentów, o których mowa w § 1 pkt 4:

a) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub

b) gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

§ 3. Przeglądanie akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt spraw sądowych, a także dokumentów zawierających informacje niejawne lub stanowiące tajemnicę zawodową oraz sporządzanie z nich odpisów i notatek następuje z zachowaniem właściwych przepisów.

 

Wspomniana na wstępie ustawa z 10.09.2016 wprowadziła zmiany w art. 287 Ordynacji podatkowej. W art. 1 tejże ustawy nowelizacyjnej czytamy:

Art. 1. W ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

161) w art. 287:

a) w § 1:

- wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności, o których mowa w art. 286, w szczególności:",

- w pkt 2 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

"3) przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; przepis art. 168 § 3a pkt 1 stosuje się odpowiednio.",

 

Od 1 lipca 2016 r. art. 287 Ordynacji podatkowej zyskał więc następujące brzmienie:

Art. 287. § 1. Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności, o których mowa w art. 286, w szczególności:

1) umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;

2) przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;

3) przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych; przepis art. 168 § 3a pkt 1 stosuje się odpowiednio.

 

Powyższy przepis ustala ogólną zasadę, zgodnie z którą organy podatkowe i organy kontroli skarbowej mają prawo dokonywać e-kontroli.

 

Co to jest e-kontrola?

E-kontrola jest pojęciem technicznym, które określa sposób działania organów skarbowych mających na celu wykorzystanie w trakcie kontroli podatkowej lub skarbowej u podatnika zaawansowanych narzędzi informatycznych do analizowania danych finansowych, które pochodzą m.in. z systemu finansowo-księgowego podatnika. Kontrola taka odbywa się bez konieczności fizycznej obecności kontrolującego u podatnika. Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania komputerowego umożliwia organom skarbowym objęcie kontrolą większego zakresu badanych danych a także ilości zagadnień podatkowych, które można poddać weryfikacji.

 

Ustawa nowelizacyjna z 10.09.2016 wprowadza obowiązek udostępniania danych dla potrzeb kontroli podatkowych w postaci elektronicznej, łatwej do odczytania - Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli wyciągu z ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, faktur itd. przygotowanego wg określonych przepisami struktur i formatów.

 

Dnia 1 lipca 2016 r. do przepisów Ordynacji podatkowej dodano art. 193a, w którym mowa o Jednolitym Pliku Kontrolnym:

Art. 193a. § 1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

§ 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

§ 3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

 

Z kolei ustawa nowelizacyjna z 13 maja 2016 r. dodaje art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej – przepis ten nakłada na te podmioty obowiązek przesyłania urzędom skarbowym rejestrów VAT bez wezwania organu podatkowego – do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni: 

Art. 82.

(…)

§ 1b. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.

 

Definicja JPK zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów:

Jednolity Plik Kontrolny (JPK, ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych. Zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiada ustandaryzowany układ i format (schemat XML), który umożliwia jego łatwe przetwarzanie.

 

Innymi słowy, JPK to plik o ujednoliconej strukturze i określonym formacie, przekazywany do urzędu skarbowego na żądanie w ramach e-kontroli lub każdego miesiąca bez wezwania w przypadku ewidencji VAT. Resort finansów na swojej stronie internetowej określił siedem struktur raportowych JPK przygotowanych z wykorzystaniem języka XML:

Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR

Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB

Struktura 3 – magazyn – JPK_MAG

Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP

 

Przekazywanie plików JPK odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W ramach e-kontroli istnieje też możliwość przekazania plików na informatycznym nośniku danych (płyta CD, DVD, pendrive). W obu przypadkach przekazywanie odbywa się z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach.

 

Celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego jest przede wszystkim usunięcie bariery przekazywaniu danych elektronicznych. W stanie prawnym sprzed 1 lipca 2016 r. podatnicy mogli przesyłać dane do e-kontroli w dowolnym formacie, co często bardzo utrudniało lub wręcz uniemożliwiało sprawne dokonanie kontroli za pomocą systemu informatycznego. Ujednolicenie w tej kwestii ma skrócić czas kontroli i zmniejszyć jej uciążliwość oraz obniżyć koszty. Administracja podatkowa zyska narzędzie, dzięki któremu będzie mogła szybko ustalić nieprawidłowości, a co za tym idzie przeciwdziałać wyłudzeniom VAT czy unikaniu opodatkowania. Wprowadzenie JPK umożliwi urzędnikom dokonywanie precyzyjnej kontroli ksiąg i dowodów księgowych podmiotów, ale też wykorzystanie tych danych do zaawansowanych kontroli krzyżowych.

 

Nowe przepisy przyniosą też korzyści podatnikom. Resort finansów podkreśla, iż w wielu przypadkach przekazanie pliku JPK do e-kontroli oszczędzi podatnikowi wizyty urzędników w firmie. Ponadto wprowadzenie JPK pozwoli na lepszą kontrolę wewnętrzną działalności i umożliwi monitorowanie pracy zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych działów księgowych. Zestawiania faktur w postaci pliku XML będą mogły być automatycznie przekazywane między podmiotami, dzięki czemu księgowanie dokumentów będzie mogło stać się prostsze i zautomatyzowane.

 

Jednolity Plik Kontrolny to narzędzie, które sprawdziło się w wielu państwach Unii Europejskiej, m.in. Austrii, Belgii, Danii, Holandii, Niemczech, Słowenii, Litwy, Luxemburgu, Szwecji czy Portugalii. W krajach tych zanotowano nawet kilkunastoprocentowy wzrost ściągalności podatków. Resort finansów szacuje, iż nowe przepisy już w przyszłym roku przyniosą nawet 15 mld wpływów do budżetu państwa.

 

Wprowadzenie obowiązku przekazywania danych w formie plików JPK wymaga od podatników dokonania istotnych zmian w wykorzystywanych systemach finansowo-księgowych. Wiodący producenci oprogramowania (np. InsERT) już dostosowali swoje programy do nowych wymogów ustawodawcy. Użytkownicy takich aplikacji muszą jedynie zaktualizować systemy i przeszkolić pracowników z obsługi nowych modułów. W gorszej sytuacji są podmioty wykorzystujące programy od różnych producentów lub niestandardowe rozwiązania – w ich przypadku konieczne jest dokonanie audytu posiadanych systemów finansowo-księgowych, magazynowych i sprzedażowych pod kątem zgodności z poszczególnymi strukturami raportowymi JPK. Następnie należy przyporządkować poszczególne struktury do konkretnych elementów systemów IT w firmie, zaktualizować oprogramowanie do wersji umożliwiającej generowanie plików JPK, a na koniec sprawdzić spójność i zgodność wygenerowanych danych z wymaganymi strukturami. Konieczne jest również przeszkolenie pracowników, którzy zajmują się obsługą programów, tak aby tworzone przez nich pliki były prawidłowe, zawierały wszystkie dane określone przez ustawodawcę. Cały taki proces trwa nawet kilka miesięcy, wymaga wiedzy, doświadczenia oraz znajomości aktualnych przepisów. Z tego względu wielu podatników zdecydowało się powierzyć wdrożenie JPK w działalności specjalistom.

 

Sprawdź, kogo i od kiedy dotyczy obowiązek przekazywania JPK