Wejście w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816) przyniosło podatnikom wiele zmian. Obowiązywanie tego nowego aktu prawnego od 1 maja 2019 r. ma związek m.in. z wprowadzeniem kas fiskalnych online – urządzeń nowego typu przesyłających dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Określono warunki i zasady użytkowania tych zupełnie nowych kas. Jednak nie jest to jedyna zmiana.

Wraz z wejściem w życie zmienionych przepisów wprowadzono nowy, bardzo ważny obowiązek. Objął on wszystkich użytkowników kas fiskalnych, zarówno online jak i z elektroniczną czy papierową kopią paragonu. Podatnik użytkujący kasy fiskalne musi zapoznać wszystkie osoby prowadzące u niego sprzedaż na kasie z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji. Ta nowa informacja obejmuje m.in. podstawowe zasady ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego.

Informacja o zasadach prowadzenia ewidencji

Oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją musi złożyć każda osoba, która w firmie będzie odpowiedzialna za użytkownie kasy fiskalnej. Obowiązku tego musi dopełnić jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. Taka zasada została określona w § 6 ust. 3-5 rozporządzenia:

• 6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:
• (...)
  3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.
  4. Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.
  5. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, o której mowa w ust. 3.

Wzór informacji oraz oświadczenia, o których mowa w powyższych przepisach, znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas. W sposób przystępny dla przeciętnego użytkownika określono w niej, jakie obowiązki wiążą się z prowadzeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Wyjaśniono m.in., iż każda sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego musi być zarejestrowana na kasie. Pouczono o obowiązku wydawania paragonu fiskalnego każdemu nabywcy, nawet bez jego żądania. Sprecyzowano jasne zasady ewidencjonowania zaliczek. Przypomniano również, jak powinien wyglądać prawidłowy paragon fiskalny.

Osobny rozdział w informacji poświęcono skutkom nieprzestrzegania określonych w niej zasad prowadzenia ewidencji. Przypomniano m.in. o możliwości nałożenia na nierzetelnego operatora kasy fiskalnej kary grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)).

Informacja o zasadach prowadzenia ewidencji – do kiedy podpisać oświadczenie

Rozporządzenie w sprawie kas precyzuje termin obowiązkowego podpisania oświadczenia przez wszystkich użytkowników urządzeń. Pracownicy, zleceniobiorcy czy inne osoby, którzy już prowadzili ewidencję sprzedaży na kasie przed wejściem w życie nowych przepisów, czas na podpisanie dokumentu mają do 31 maja 2019 r. Natomiast osoby, które dopiero rozpoczną pracę z kasą, muszą przekazać podatnikowi podpisane oświadczenie jeszcze przed zaewidencjonowaniem pierwszej sprzedaży.

Ważne!

Zatrudniasz nowych operatorów kasy fiskalnej? Przed rozpoczęciem pracy z urządzeniem muszą oni podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji.
Osoby, które już pracowały z kasą fiskalną przed 1 maja 2019 r., musza podpisać oświadczenie do 31 maja 2019 r.

Czytaj też: Kasy fiskalne 2019: od 1 maja 2019 r. nowa matryca stawek VAT

Kliknij i pobierz informację o zasadach ewidencji wraz z oświadczeniem