22 644 08 44
Pomyłki, zwroty i reklamacje zdarzają się w każdym przedsiębiorstwie. Aby wysokość podatku była adekwatna do rzeczywistych przychodów podatnika, sprzedaż należy skorygować. W przypadku faktury sprawa jest prosta – wystarczy wystawić do niej korektę. Jeśli błąd został zauważony tuż po wydrukowaniu dokumentu, czasem można go od razu poprawić. Zupełnie inaczej jest ze sprzedażą zarejestrowana na kasie fiskalnej.
Czy można skorygować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Kasy fiskalne nie dają technicznej możliwości skorygowania sprzedaży zarejestrowanej w pamięci urządzenia. Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i sprzętu najnowszej generacji – kas fiskalnych online. Sytuacje, w których konieczne jest skorygowanie sprzedaży, wymagają prowadzenia ewidencji korekt. Przy czym osobna ewidencja musi być prowadzona dla zwrotów i reklamacji, a osobna dla oczywistych pomyłek.
Zasady korygowania sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Ewidencje korekt prowadzone według wytycznych tego aktu prawnego pozwalają podatnikowi na prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej.
Korygowanie sprzedaży z kasy fiskalnej – zwroty i reklamacje
W przypadku zwrotu towaru czy uznanej reklamacji, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu dostawy towaru czy świadczenia usług, należy je ująć w odrębnej ewidencji. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia, ewidencja zwrotów i reklamacji musi zawierać:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Przepisy nie wskazują wprost, jakie dane zawiera protokół, o którym mowa w pkt 7. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 7 października 2019 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.338.2019.3.ALN wskazał jednak, iż powinien on zawierać informację m.in. o tym kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto był przy tym obecny i w jakim charakterze, a także co i w jaki sposób ustalono w wyniku tych czynności.
Na podstawie zapisu dokonanego w ewidencji zwrotów i reklamacji, podatnik koryguje dane znajdujące się na raporcie okresowym. Dzięki temu może prawidłowo określić wysokość podatku należnego z tytułu sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.
Błędnie zarejestrowana sprzedaż – korekta oczywistej pomyłki
Zasady korygowania sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej zostały określone w § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia:
4. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć niedokładność, która jest łatwa do zauważenia i może być od razu skorygowana. W takim wypadku „oczywistość” pomyłki nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń czy dokumentów. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, w których sprzedaż wymagająca korekty nie jest ani oczywistą pomyłką, ani zwrotem bądź reklamacją. Dotyczy to np. pomyłki, która została zauważona dopiero po jakimś czasie od dokonania sprzedaży. Może mieć związek z błędnie zaprogramowaną stawką VAT, rodzajem towaru, jego ilością czy kwotą sprzedaży brutto.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 marca 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.45.2020.1.JM tak odniósł się do tego typu okoliczności:
(...) Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.
Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego. (...)
Tego typu błędów nie ewidencjonuje się więc ani w ewidencji oczywistych pomyłek, ani w ewidencji zwrotów i reklamacji. Należy prowadzić jeszcze jedną ewidencję korekt – musi ona wskazywać przede wszystkim na kwotę korekty i podatku należnego. Tak sporządzony dokument pozwoli podatnikowi prawidłowo obliczyć podatek i rozliczyć się z fiskusem zgodnie z rzeczywistymi zdarzeniami.
