Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa już od dłuższego czasu. Obecnie firmy mogą korzystać z tego narzędzia dobrowolnie – zachętą Ministerstwa Finansów dla tych podmiotów jest m.in. szybszy zwrot VAT. Jednak już wkrótce wszyscy przedsiębiorcy bez wyjątku będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Od 1 lipca 2024 r. obowiązek ten obejmie czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. – przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku.

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT

Ustawodawca przewidział dwie możliwości korzystania z systemu KSeF:

• Bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów
• Komercyjne programy do zarządzania sprzedażą i gospodarką magazynową

Przedsiębiorcom, którzy obecnie pracują na systemach sprzedażowych, najwygodniej będzie przy nich pozostać. Muszą jednak sprawdzić, czy wykorzystywane rozwiązania zostały dostosowane do wymogów faktury ustrukturyzowanej. Warto zweryfikować to już teraz, by w razie potrzeby mieć czas na wprowadzenie zmian w firmie. W wielu przypadkach będzie to wymagało zmiany dostawcy oprogramowania.

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT działa już teraz. Jeśli korzystasz z oprogramowania sprzedażowego Subiekt nexo, masz pewność, że od 1 lipca 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r. bez przeszkód dostosujesz się do wymogów ustawodawcy. Aktualizacje programów pod kątem wymagań faktury ustrukturyzowanej w programach InsERT zostały wprowadzone także w starszej wersji Subiekt GT oraz przeglądarkowej – Subiekt 123.

Co zmieni się po wdrożeniu faktury ustrukturyzowanej?

W nowej rzeczywistości wystawianie, odbieranie i weryfikowanie faktur będzie o wiele bardziej sformalizowane. Przede wszystkim faktury ustrukturyzowane będą musiały odpowiadać strukturze logicznej określonej przez resort finansów, w formacie XML. Zasadniczo dla przedsiębiorcy wystawiającego faktury ustrukturyzowane w programach InsERT nie będzie to miał większego znaczenia. Systemy te są na bieżąco aktualizowane – nawet jeśli ustawodawca wprowadzi zmiany w strukturze, producent oprogramowania dostosuje swoje systemy do tych zmian.

Fakturę ustrukturyzowaną wystawisz w programie Subiekt. Stąd zostaną one wysłane do KSeF, gdzie ze zwracanego urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) z powrotem do programu zostanie wczytany numer identyfikujący – nadawany przez KSeF każdego zweryfikowanej fakturze ustrukturowanej.

Odbiorca pobierze wystawioną fakturę z KSeF. Oczywiście możesz też taki dokument np. wydrukować i wręczyć nabywcy lub pobrać i wysłać mailem, jednak w świetle prawa nie będzie on miał większego znaczenia. Liczyć się będą wyłącznie dokumenty przekazywane przez KSeF.

Z systemu tego możesz też pobrać dokumenty wystawione na Twoją firmę.

Do pewnych zmian podatnicy będą musieli się przyzwyczaić, m.in. do poniższych faktów:

• Datą wystawienia faktury będzie data jej rejestracji w KSeF, a nie data nadana przez podatnika. Zniknie więc możliwość wystawienia dokumentu wstecz.
• Nie będzie można „poprawiać” danych na fakturach (choć zasadniczo teraz też nie można, służy do tego korekta lub nota korygująca. Wiadomo jednak, że podatnicy w różny sposób radzą sobie obecnie z pomyłkami)
• Za niedopełnienie obowiązków przewidziano kary. Zaczną one obowiązywać od 1 stycznia 2025 r.

Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT zostanie wprowadzona możliwie najmniej „boleśnie” dla podatników. Mimo to z nauką nowych zasad i wdrożeniem KSeF nie warto czekać do ostatniej chwili. Czym wcześniej firma przygotuje się do faktury ustrukturyzowanej, tym lepiej odnajdzie się w nowej rzeczywistości.

Zobacz też: Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?