Zmiany w ustawie o VAT, które weszły w życie już w 2023 r., wymagały dostosowania przepisów szczegółowych do nowych regulacji. Postęp technologiczny oraz bieżące potrzeby wpłynęły na konieczność opublikowania dwóch nowych rozporządzeń w sprawie kas rejestrujących:

 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 861)

Wymienione powyżej akty prawne w dużej mierze powielają wcześniej obowiązujące regulacje. Wprowadzono jednak kilka istotnych zmian.

 

Nowe przepisy dotyczące e-paragonów

Ustawa o VAT wprowadza możliwość stosowania paragonów elektronicznych jako dowodu sprzedaży, za zgodą nabywcy i w sposób z nim ustalony. Nowe rozporządzenie w sprawie kas zostało dostosowane do tej regulacji. Kasy fiskalne online oraz kasy wirtualne (kasy mające postać oprogramowania) emitują e-paragony, które mogą zostać przekazane za pośrednictwem tzw. HUB-u paragonowego. Ten system teleinformatyczny pozwala na przesyłanie e-paragonów na przykład do aplikacji zainstalowanej na smartfonie. Prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, pozwala na przesłanie e-paragonu do konsumenta bez pozyskiwania jego danych osobowych.

 

Wydłużenie terminów w związku z klęską żywiołową

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wyznacza obowiązki użytkowania urządzenia fiskalnego. Wiele z nich należy dopełnić w ściśle wyznaczonym terminie. Od 1 lipca 2025 r. wprowadzono zapisy, zgodnie z którymi terminy te zostają wydłużone w przypadku, gdy podatnik ucierpi wskutek klęski żywiołowej.

 

W § 13 nowego rozporządzenia w sprawie kas znalazł się następujący przepis:

§ 13.1. W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej na skutek powodzi podatnikom używającym kas przedłuża się terminy, o których mowa w § 9 ust. 3, § 10 ust. 1, § 23 ust. 5, § 24 ust. 1 i 2, § 25 ust. 2 pkt 2, § 32 ust. 1 pkt 3, § 33, § 35 pkt 3 oraz § 36, do 30 dni od dnia zaistnienia zdarzeń określonych w tych przepisach.

2. Przedłużenie, o którym mowa w ust. 1, przysługuje podatnikom używającym kas, którzy łącznie spełniają następujące warunki:
1) są poszkodowanymi w rozumieniu ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2024 r. poz. 654, 1473, 1635 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 620 i 680), zwanej dalej "ustawą o szczególnych rozwiązaniach";
2) mają siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania na terenie gminy określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy o szczególnych rozwiązaniach;
3) prowadzą działalność gospodarczą na terenie gminy, o której mowa w pkt 2.

3. Przedłużenie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się do terminów upływających w okresie od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy o szczególnych rozwiązaniach do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym weszły w życie te przepisy.

Wymienione w ust. 1 terminy dotyczą:

Udostępniania kasy do kontroli stanu jej nienaruszalności i prawidłowości pracy na żądanie właściwych organów;

Powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o utracie kasy, także w wyniku kradzieży;

Zgłoszenia danych dotyczących kasy w związku z fiskalizacją urządzenia, w celu nadania numeru ewidencyjnego;

Wystąpienia okoliczności skutkujących zmianą właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego i konieczności zgłoszenie danych dotyczących kasy;

Zmiany miejsca używania kasy i obowiązku poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego poprzez złożenie aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy;

Wymiany pamięci fiskalnej i złożenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy;

Sporządzenia protokołu w związku z zakończeniem używania kasy online lub kasy z elektronicznym bądź papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym i złożenia go do urzędu wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym albo łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym oraz wnioskiem o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas;

Zakończenia używania kasy on-line lub kasy z elektronicznym bądź papierowym zapisem kopii i złożenia do urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, gdy serwisant stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

 

Nowy załącznik nr 1

W nowym rozporządzeniu w sprawie kas znalazł się zmieniony załącznik nr 1 „Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji". Modyfikacja ma związek z przepisami dotyczącymi paragonów elektronicznych.

 

Zobacz też: Zmiany w zwolnieniach z kas fiskalnych 2025 r. Nowe przepisy