Wprowadzone z dniem 1 stycznia 2013 r. nowe regulacje prawne nie tylko modyfikują brzmienie przepisów prawnych, ale zmieniają również poszczególne definicje lub określenia. W przygotowanym leksykonie przedstawiamy aktualne brzmienie poszczególnych określeń.

Faktury uproszczone – Nowy rodzaj dokumentu sprzedażowego, wystawiany do transakcji, której łączna kwota nie przekracza 100 euro lub równowartości tej kwoty w walucie polskiej – 450 zł przeliczone na podstawie art. 399 i 400 dyrektywy 2006/112/WE.

• Na fakturze uproszczonej muszą się znaleźć następujące dane:
• •    data wystawienia faktury;
• •    dane identyfikacyjne podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
• •    rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• •    kwota VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia;

Jeśli wystawiona faktura jest dokumentem lub notą uznaną za fakturę na mocy art. 219, musi zawierać jednoznaczne informacje o tym, do jakiej odnosi się faktury pierwotnej oraz jakie dane zmienia.
Obowiązek umieszczania powyższym danych na fakturach uproszczonych został wprowadzony na podstawie art. 226b dyrektywy 2006/112/WE. Jednocześnie ustawodawca wskazał na wiele innych informacji, które mogą – lecz nie muszą - zostać umieszczone na fakturze. W przepisach § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia fakturowego zakres danych na fakturze uproszczonej został określony podobnie, jak w przypadku paragonów drukowanych na kasie fiskalnej.
Podatnik, który dokonał sprzedaży na kwotę nie większą niż 450 zł, ma dwie możliwości – może wystawić tradycyjną fakturę lub fakturę uproszczoną. Nie może jednak wystawić faktury uproszczonej dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej.
Przepis wprowadzony w § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia fakturowego, dotyczący faktur uproszczonych, stanowi implementację art. 220a dyrektywy 2006/112/WE, dodanego przez dyrektywę 2010/45/UE, i jest zgodny z normami Unii Europejskiej.

Samofakturowanie - Według zapisu w § 6 rozporządzenia fakturowego faktury mogą być wystawiane nie tylko przez podatnika, ale też osoby trzecie przez niego upoważnione, w tym w szczególności:
•    Przedstawiciela podatkowego
•    Nabywcę towarów lub usług
Nabywcą może być zarówno płatnik podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, jak również osoba prawna, która takim płatnikiem nie jest. Samofakturowanie dotyczy sprzedaży dokonanej na rzecz nabywcy, który może zostać upoważniony także do wystawiania faktur zaliczkowych.
Jeśli samofakturowanie dokonywane jest w innym niż Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej, należy przestrzegać przepisów obowiązujących w danym państwie, zgodnie z art. 220 i art. 224 dyrektywy 2006/112/WE.
Faktury takie wystawiane są w imieniu i na rzecz podatnika, a osoby trzecie muszą posiadać odpowiednie upoważnienie.
Nowe przepisy zawarte w § 6 i § 25 rozporządzenia fakturowego znoszą obowiązek podawania informacji o zawarciu umowy o samofakturowanie do naczelnika urzędu skarbowego. Od 1 stycznia 2013 roku wybór tego rozwiązania i sposób zatwierdzania faktur pozostawiono w gestii stron transakcji.

Wystawianie faktur przez nie-VATowców – Zasady wprowadzone od 1 stycznia 2013 roku umożliwiają podatnikom zwolnionym podmiotowo z VAT wystawiać faktury na tych samych zasadach, co podatnicy VAT czynni. Nie oznacza to jednak, że nie-VATowcy zostali pozbawieni przysługującego im wcześniej prawa do wystawiania rachunków, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 848 i 1101). Zgodnie z § 17 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur poprawnie wystawiony rachunek nadal jest traktowany na równi z fakturą. Podatnik zwolniony z VAT w myśl § 4 rozporządzenia fakturowego ma prawo wybrać, czy daną transakcję udokumentuje fakturą, czy rachunkiem.

Oznaczenia na fakturach – Zasady fakturowania obowiązujące od 1 stycznia 2013 roku uległy znacznemu uproszczeniu w porównaniu z poprzednim rozporządzeniem. Katalog danych, które muszą być umieszczone na fakturze, a które mogą, lecz nie muszą się na niej znaleźć, zawiera § 5 rozporządzenia fakturowego. Jedną z istotniejszych zmian jest zniesienie obowiązku oznaczania faktur określeniem „Faktura VAT”. Nie oznacza to jednak, że podatnicy nie mają prawa nadal stosować tego oznaczenia. Tak naprawdę wszystkie dane, które zgodnie z nowym rozporządzeniem nie są wymagane, mogą w dalszym ciągu być umieszczane na fakturach.

Nowe rozporządzenie wprowadza katalog danych obligatoryjnych, przy czym zmienia brzmienie niektórych oznaczeń:
•    „Metoda kasowa” w miejsce oznaczenia „Faktura VAT – MP” (§ 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia)
•    „Procedura marży dla biur podróży” w miejsce oznaczenia „Faktura VAT marża” (§ 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia)
•    „Procedura marży – towary używane”
„Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”
„Procedura marży – dzieła sztyki”
- w miejsce oznaczenia „Faktura VAT marża” (§ 5 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia)
•    „Odwrotne obciążenie” – oznaczenie to może być używane jako jedno z trzech, dotychczas obowiązujących, oznaczeń (§ 5 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia)
•     „Samofakturowanie” (§ 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia)

Podatnicy, którzy do tej pory stosowali oznaczenia „Faktura VAT marża” czy „Faktura VAT – MP” nadal mogą to robić, jednak według nowych przepisów muszą jednocześnie umieścić na fakturze nowe oznaczenie.

Faktura zgodnie z obowiązującymi przepisami powinna zawierać:
1.    Datę wystawienia
2.    Kolejny numer
3.    Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy
4.    Adresy podatnika oraz nabywcy
5.    Numery identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy
6.    Datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest inna niż data sprzedaży. Jeśli sprzedaż ma charakter ciągły, wystarczy podać miesiąc i rok dokonania sprzedaży.
7.    Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
8.    Miarę oraz ilość dostarczanego towaru, w przypadku usług – zakres
9.    Cenę jednostkową netto
10.    Kwotę ewentualnych rabatów
11.    Wartość sprzedaży netto
12.    Stawkę podatku
13.    Sumę wartości sprzedaży netto według podziału na poszczególne stawki podatkowe
14.    Kwotę podatku z podziałem na stawki
15.    Całościową kwotę należności

Uproszczeniu uległy wymagania dotyczące umieszczania na fakturze danych identyfikacyjnych podatnika. W przypadku osoby fizycznej jest to imię i nazwisko. Obligatoryjnie można podać nazwę lub nazwę skróconą firmy. Z kolei dla podatnika nie będącego osobą fizyczną jest to nazwa lub nazwa skrócona firmy. Nazwa ta musi być zgodna z nazwą wskazaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Podatnik może również wskazać na fakturze jednocześnie nazwę pełną i nazwę skróconą firmy.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy podać adres siedziby gospodarczej podatnika. Adres ten powinien być zgodny z danymi w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Może to być adres zamieszkania podatnika, lub adres głównej siedziby prowadzenia działalności, jeśli jest inny niż miejsce zamieszkania. Na fakturze można też podać dodatkowe dane adresowe – na przykład adres dostaw lub wykonywania usług. Taka dodatkowa informacja nie może jednak zakłócać czytelności faktury.

Zlikwidowano obowiązek umieszczania na fakturach niektórych informacji. Między innymi faktury paliwowe nie muszą już zawierać numeru rejestracyjnego tankowanego pojazdu, a mali podatnicy nie muszą już umieszczać terminu płatności. Oczywiście dane te wciąż mogą być umieszczane na fakturach, chociażby dla celów dokumentacyjnych firmy.

Zmiany mają na celu dostosowanie polskich przepisów do regulacji dyrektywy 2006/112/WE, zmienionych przez dyrektywę 2010/45/UE.

Akceptacja odbiorcy faktury elektronicznej – Nie jest to pojęcie nowe, jednak zmianie uległo jego znaczenie. Zlikwidowany został obowiązek pisemnego wyrażenia zgodny na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Według § 3 rozporządzenia elektronicznego forma akceptacji leży w gestii stron – może być wyrażona w formie ustnej lub w jakiejkolwiek innej formie zaakceptowanej przez odbiorcę i wystawcę. Podobnie w przypadku cofnięcia zgody na przesyłanie e-faktur. Właściwe w takich sytuacjach byłoby podpisanie przez strony odpowiedniej umowy, która między innymi określałaby warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Nie jest to jednak wymóg i nie ma takiego ustawowego obowiązku.
W myśl nowych przepisów za akceptację przesyłania faktur w formie elektronicznej należy uznać przyjęcie takiej faktury przez odbiorcę i uregulowanie wynikającej z niej płatności.
Istotnym zagadnieniem wymagającym ustaleń między stronami jest techniczny aspekt przesyłania faktur elektronicznych. Nowe przepisy zachowują bowiem wymóg zapewnienia przez odbiorcę integralności treści, autentyczności pochodzenia i czytelności treści faktury. Aby można było zadbać o spełnienie tych warunków, faktury elektroniczne muszą być przesyłane przez wystawcę w sposób umożliwiający odbiorcy prawidłowe ich odebranie i przechowywanie.
Wprowadzony przepis stanowi implementację art. 1 pkt 22 dyrektywy 2010/45/UE (dotyczącego art. 232 dyrektywy 2006/112/WE).
W myśl § 8 rozporządzenia elektronicznego ważność zachowują akceptacje wyrażone na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.,  oraz § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie faktur elektronicznych (Dz.U. Nr 133, poz. 1119).

Kontrole Biznesowe - Nowe pojęcie wprowadzone od 1 stycznia 2013 r. przez ustawodawcę oznacza szereg działań mających na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że kontrole biznesowe nie mogą być stosowane do faktur w formie papierowej. Każdy bowiem podatnik ma obowiązek zapewniania wiarygodności danych i informacji zawartych na fakturze, czyli ich zgodności z faktycznie dokonaną transakcją i jej warunkami. Kontrole biznesowe mają zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między otrzymaną fakturą a dostawą towaru lub sprzedażą usług.
Kontrola biznesowa nie jest procesem technicznym i nie musi być oddzielnie dokumentowana. Jest to raczej proces, za pośrednictwem którego odbiorca faktury:
•    Zapewnia autentyczność pochodzenia e-faktury: tworzy, wdraża, a w razie potrzeby uaktualnia niezbędny poziom pewności co do identyfikacji sprzedawcy lub wystawcy.
•    Zapewnia integralność treści e-faktury: tworzy proces, który zapewnia niezmienność danych zawartych na fakturze, w tym w szczególności podatku VAT
•    Zapewnia czytelność faktury od początku aż do końca jej przechowywania
Przykładem kontroli biznesowej wdrożonej przez podatnika jest dołączanie do przechowywanych faktur innych dokumentów, na przykład umów, zamówień, dowodów zapłaty czy dokumentów transportowych. Sposób prowadzenia tych kontroli zależy jednak tylko od podatnika – ustawodawca nie wprowadził w tym względzie żadnych ścisłych wymogów.
Kontrole biznesowe wdrażane są przez osoby odpowiedzialne za uzyskanie pewności w zakresie sprawozdawczości nadzorczej, finansowej i rachunkowej oraz ich zgodności z wymogami prawnymi. W poszczególnych przypadkach odpowiedzialność ta może spoczywać na przykład na właścicielu, pracownikach czy zarządzie. Kontrole biznesowe powinny być adekwatne do wielkości podatnika, specyfiki jego działalności oraz rodzaju dokonywanych transakcji.

Faktury paliwowe – Od 1 stycznia 2013 roku podatnik nie ma obowiązku umieszczania na fakturach dokumentujących zakup paliwa numeru rejestracyjnego tankowanego samochodu. Nie oznacza to jednak, że faktura takiej informacji zawierać nie może. Umieszczanie numeru rejestracyjnego na fakturach może być przydatne w wewnętrznej dokumentacji firmy.

Faktury a przeliczanie kwot z walut obcych na złote – Konieczność dostosowania polskich przepisów do dyrektywy 2010/45/UE spowodowała zmianę w sposobie przeliczania walut obcych na polską przy wystawianiu faktur. Zgodnie z art. 31a ust. 1 i 2 ustawy o VAT podatnik przelicza kwotę na podstawie kursu wymiany Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego lub na podstawie kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego. Jeśli waluta jest inna niż euro, należy wziąć pod uwagę obowiązujący na ten dzień kurs wymiany względem euro.

Z kolei w przypadku faktur wystawionych przed momentem powstania obowiązku podatkowego liczy się średni kurs wymiany opublikowany przez NBP ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment wystawienia faktury.

Ulga na złe długi – skrócono czas uznania wierzytelności za nieściągalną do 150 dni od upływu terminu płatności, przy czym wierzyciel nie ma obowiązku informowania dłużnika o fakcie skorzystania z ulgi na złe długi. Z kolei dłużnik ma obowiązek skorygowania podatku naliczonego pod groźbą kary w wysokości 30% kwoty wynikającej z nieuregulowanej faktury (art. 89a i 89b ustawy o VAT).

Ulga na złe długi –
Z dniem 1 stycznia 2013 roku uproszczeniu uległy przepisy umożliwiające podatnikom korzystanie z tak zwanej ulgi na złe długi. Zgodnie z art. 89a ust. 1 i 1a ustawy o VAT okres, po którym wierzytelność zostaje uznana za nieściągalną, to 150 dni, a nie – jak dotychczas – 180 dni. Oznacza to, iż podatnik ma prawo do skorzystania z ulgi za złe długi po upływie 150 dni od terminu płatności faktury, która została nieopłacona.

Prawo do skorygowania VAT należnego przysługuje podatnikowi za okres, w którym upłynęło 150 dni. Korekty tej może dokonać też później, w terminie 2 lat licząc od końca podatkowego, w którym została wystawiona faktura, na podstawie której wierzyciel skorzystał z ulgi na złe długi. Korekcie podlega zarówno podatek należny, jak i podstawa opodatkowania. Podatnik nie ma obowiązku informowania dłużnika o dokonaniu korekty podatku należnego.

Zaostrzone zostały przepisy dotyczące dłużnika. Niezależnie od tego, czy wierzyciel skorygował naliczony podatek, czy nie, dłużnik ma obowiązek dokonania korekty podatku odliczonego. Korekta ta musi być wykonana w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym upłynął 150. dzień od upływu terminu płatności za fakturę (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT).

Kredyt pod zwrot VAT – wprowadzono nowy mechanizm zabezpieczania kredytów. Podatnik może zabezpieczyć udzielony przez kasę oszczędnościowo-kredytową lub bank kredyt nadwyżką podatku naliczonego nad należnym. W deklaracji dla podatku od towarów i usług należy wskazać odpowiedni numer konta kredytodawcy (art. 87 ust. 2 ustawy o VAT).

Kredyt pod zwrot VAT - Nowy mechanizm, na mocy którego podatnik ma prawo do zabezpieczenia kredytu udzielonego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową środkami, które przysługują mu jako zwrot VAT. Podatnik, który chce skorzystać z takiego zabezpieczenia, musi złożyć u naczelnika swojego urzędu skarbowego upoważnienie do przekazania należnego zwrotu podatku VAT na wskazany rachunek kredytodawcy. Warunkiem skorzystania z kredytu pod zwrot VAT jest potwierdzenie udzielone przez bank lub kasę oszczędnościowo-kredytową.
Zgodnie z nowymi przepisami przekazanie zwrotu na konto kredytodawcy traktuje się na równi z przekazaniem tego zwrotu podatnikowi.
Aby podatnik mógł skorzystać z zabezpieczenia kredytu zwrotem podatku VAT, nie może być wobec niego prowadzone postępowanie zmierzające do ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych.

Metoda kasowa dla małych podatników – Z dniem 1 stycznia 2013 roku zniesiony został termin 90 dni, po którym mały podatnik rozliczający się metodą kasową zobowiązany był do rozliczenia podatku VAT z tytułu dostaw towarów czy usług niezależnie do tego, czy należność została uregulowana przez kontrahenta, czy nie. Według nowego przepisu obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą uregulowania całości lub części należności przez kontahenta. Należy jednak podkreślić, że zasada to obowiązuje tylko w przypadku, gdy kontrahentem małego podatnika jest czynny płatnik VAT.

Jeśli mały podatnik rozliczający się metodą kasową sprzedaje towary lub usługi podatnikowi nie będącemu płatnikiem VAT, obowiązek podatkowy również rodzi się w momencie dokonania zapłaty całości lub części należności. Jeśli jednak należność nie zostanie uregulowana, obowiązek rozliczenia podatku powstaje w 180. dniu od dokonania transakcji (art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o VAT).

Metoda ta nie ma jednak zastosowania w przypadku następujących czynności:
•    Otrzymania dotacji, subwencji itp.
•    Dostawy towarów przez automaty
•    Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz przemieszczeń towarów do magazynów konsygnacyjnych
•    Usług telekomunikacyjnych, za które opłata pobierana jest w systemie przedpłacowym

Zmiany objęły również sposób odliczania podatku naliczonego przez małych podatników. Od 1 stycznia mały podatnik będzie mógł odliczyć podatek także od części uregulowanej należności. W przypadku podatku odliczanego z dokumentów celnych, od 1 stycznia 2013 roku będzie się ono odbywało w okresie rozliczeniowym, w którym mały podatnik otrzymał taki dokument (art. 86 ust. 16 ustawy o VAT).

Należy również podkreślić, że zgodnie z nowymi regulacjami dotyczącymi wystawiania faktur, mały podatnik rozliczający się metodą kasową ma obowiązek stosować na fakturach oznaczenie „metoda kasowa” w miejsce dawniejszego „Faktura VAT-MP”

Wszystkie powyższe regulacje obowiązują wyłącznie w okresie, w którym mały podatnik rozlicza się metodą kasową (art. 86 ust. 17 i 18 ustawy o VAT).

Obowiązek podatkowy w WDT i WNT – Podobnie jak w latach ubiegłych, od 1 stycznia 2013 roku moment podatkowy w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów lub wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów powstaje z dniem wystawienia faktury. Wydłużono natomiast termin, w którym można wystawić tę fakturę. Zgodnie z art. 20 ust. 1 i 5 ustawy o VAT faktura w WDT/WNT może być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia.

W przypadku dostaw wykonywanych w sposób ciągły przez okres dłuższy niż jeden miesiąc, od 1 stycznia 2013 roku dostawy te uznaje się za dokonane pod koniec każdego miesiąca. Zasada ta została wprowadzona w art. 20 ust. 1a i zdanie drugie ust. 5 ustawy o VAT.

Zniesiono natomiast zasadę powstawania obowiązku podatkowego w momencie zapłaty zaliczki w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów. Dla otrzymanej części lub całości zapłaty przed dokonaniem dostawy nie trzeba też wystawiać faktury.

Noty korygujące - Pojęcie to uległo niewielkiej redefinicji. Jedyną istotną zmianą w zasadach wystawiania not korygujących jest rezygnacja z obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej. Przepis ust. 2 w § 15 wymaga jedynie akceptacji noty przez wystawcę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron.

 

Wiarygodna ścieżka audytu - W nowej definicji wiarygodna ścieżka audytu to łatwy do prześledzenia, dobrze udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia, aż do zakończenia. Wiarygodna ścieżka audytu obejmuje również dokumenty źródłowe, takie jak na przykład zamówienie. Natomiast zakończeniem transakcji jest jej udokumentowanie w rocznych sprawozdaniach finansowych. Istotne jest ukazanie związku miedzy kolejnymi dokumentami w tym procesie a realizowanymi transakcjami.
W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu wykorzystać można na przykład wyciągi bankowe i inne dokumenty osób trzecich, wewnętrzne kontrole biznesowe, jak również dokumenty drugiej strony transakcji – nabywcy, usługobiorcy czy dostawcy lub usługodawcy.
Wiarygodną ścieżkę audytu może zapewniać zastaw dokumentów – faktura powiązana z zamówieniem, dokumentem transportowym czy dowodem wpłaty. Istotne jest, aby dopasowanie dokumentów wskazywało na związek pomiędzy fakturą a faktyczną dostawą towarów lub sprzedażą usług. Wiarygodna ścieżka audytu musi umożliwiać łatwą kontrolę zgodności faktury z faktycznie dokonaną sprzedażą. Przepisy nie określają jednak sztywnego katalogu działań, które mogą być wykonywane przez podatnika – ma on w tym względzie dużą dowolność.

Faktury zaliczkowe - Zlikwidowany został obowiązek wystawiania faktur na zaliczki w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Zgodnie z art. 11 pkt 1 ustawy z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. poz. 1342) zaliczki tego rodzaju nie rodzą obowiązku podatkowego.
Zmiana definicji faktury zaliczkowej została wprowadzona w § 10 rozporządzenia fakturowego. Zasada, iż fakturę należy wystawić na każdą otrzymaną część należności, od 1 stycznia 2013 roku wynika z normy zawartej w § 10 ust. 1.