Podatnik, który w swojej działalności stosuje kasę fiskalną, ma obowiązek ewidencjonować za jej pomocą każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego. Wynika to wprost z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Jedynie przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z kas zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544), mogą prowadzić sprzedaż bez tego urządzenia.

 

Kasa fiskalna, jak każdy inny sprzęt elektroniczny, może jednak ulec awarii. Gdy kasa fiskalna nie działa, często konieczna jest interwencja uprawnionego serwisanta - tego, który dokonywał fiskalizacji urządzenia. Mimo iż dbające o wysoką jakość obsługi klienta serwisy fiskalne starają się naprawić usterkę w jak najkrótszym czasie, kasa fiskalna może nie działać dzień lub dwa, a nawet dłużej. Przyczyną braku możliwości rejestrowania sprzedaży na kasie bywa również prozaiczna przerwa w dostawie energii elektrycznej lub rozładowanie się akumulatora w kasie. Wielu podatników zastanawia się, czy w takiej sytuacji brak prądu bądź wizyta kasy w serwisie usprawiedliwia prowadzenie sprzedaży z pominięciem tego urządzenia. Niektórzy podatnicy chcący zachować uczciwość wykorzystują wtedy inne ewidencje - np. te, które stosowali korzystając jeszcze ze zwolnienia z kasy.

O tym, czy taka procedura postępowania jest prawidłowa, wiele mówi art. 111 ust. 3 ustawy:

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

 

Z przepisu tego jasno wynika, iż w przypadku awarii kasy, braku prądu czy innych okoliczności, w których podatnik nie jest w stanie dalej pracować na kasie podstawowej, konieczne jest zastosowanie kasy fiskalnej rezerwowej.

 

Niestety wielu podatników takiej kasy nie posiada. Przyczyną najczęściej bywa pozorna oszczędność  lub niedoinformowanie o konieczności stosowania urządzenia rezerwowego w razie awarii kasy podstawowej. Niezależnie od przyczyn braku kasy rezerwowej, nie usprawiedliwia on prowadzenia sprzedaży z pominięciem urządzenia fiskalnego - nawet jeśli transakcje dokumentowane będą fakturami. Nieprawidłowe jest także stosowanie innych ewidencji, nawet tych uczciwie prowadzonych. Przepisy mówią jasno: nie ma kasy fiskalnej, nie ma sprzedaży.

 

Należy jednak podkreślić, iż żadne przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku posiadania kasy rezerwowej - to przedsiębiorca sam decyduje, czy zakupić takie urządzenie, czy też może sobie pozwolić na przerwę w prowadzeniu sprzedaży. Jeśli w sklepie czy punkcie usługowym są np. dwa stanowiska kasjerskie, a jedna z kas przestaje działać, jej funkcję przez pewien czas może sprawować druga kasa. Ustawodawca nie określił też ilości kas rezerwowych, które powinien posiadać przedsiębiorca. Tam, gdzie użytkuje się jedną kasę główną, mogą być dwie kasy rezerwowe; tam, gdzie są dwa stanowiska kasjerskie, może być jedna kasa rezerwowa itd.

Podatnik, który ma kilka punktów sprzedaży i przenosi np. kasę podstawową z jednego punktu do drugiego z przeznaczeniem na urządzenie rezerwowe, musi pamiętać o złożeniu w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizacyjnego. Wzór tego zgłoszenia znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas - składa się je w celu poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o zmianie miejsca użytkowania kasy. Obowiązek ten wynika z § 14 ust. 5 tegoż rozporządzenia.

 

Podatnik, który zdecyduje się kontynuować sprzedaż pomimo braku kasy rezerwowej, naraża się na sankcje karno-skarbowe. Dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług z pominięciem urządzenia fiskalnego może skutkować karą nawet do 35 tys. zł! To zdecydowanie więcej, niż kosztowałaby przedsiębiorcę kasa fiskalna rezerwowa. Warto więc pomyśleć o niej już przy wprowadzaniu tego urządzenia w działalności. Oczywiście można to zrobić także później, jednak lepiej nie zwlekać z decyzją, aż kasa podstawowa przestanie działać. Kasa fiskalna rezerwowa, podobnie jak każda inna, musi zostać zgłoszona do urzędu, zaprogramowana i zafiskalizowana, a to może zająć trochę czasu.

Kasa fiskalna rezerwowa to wydatek, który się opłaca - oszczędzi podatnikowi stresu, gdy kasa fiskalna podstawowa przestanie działać, i nie narazi go na kary w razie kontroli skarbowej.

 

Zobacz: Uwaga na kary za niewydanie paragonu fiskalnego w 2015 r.

 

Gdy kasa fiskalna nie działa - procedura postępowania

Informacje o tym, jakie obowiązki spoczywają na podatniku rejestrującym sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, znajdujemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). O tym, jak należy postąpić, gdy kasa fiskalna nie działa, czytamy w § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 tego aktu prawnego:

§ 14. 1. Podatnicy stosujący kasy:

1) dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku;

2) niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy;

 

Zgodnie z tym przepisem, to na podatniku spoczywa obowiązek dbania o prawidłową pracę kasy fiskalnej, a w razie potrzeby skontrolowania, dlaczego kasa nie działa. Źródłem problemu może być brak zasilania - przerwa w dostawie prądu, wypięta wtyczka itd. W takim wypadku użytkownik sam może poradzić sobie z problemem lub poczekać, aż zostanie on rozwiązany przez dostawcę energii elektrycznej. Jeśli jednak podatnik wyeliminuje możliwość zaistnienia tego typu przyczyn, a kasa fiskalna nadal nie będzie działać, należy niezwłocznie skontaktować się z serwisem.

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, serwis kasy musi być podjęty nie później niż w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia awarii przez podatnika. O tym, jak długo potrwa naprawa urządzenia, decyduje rodzaj usterki, jednak zwykle usunięcie awarii trwa od jednego do kilku dni.

 

Kasa fiskalna rezerwowa

Zakup kasy rezerwowej to dobra decyzja - niezależnie o tego, czy została podjęta od razu przy rozpoczęciu używania urządzenia fiskalnego w działalności, czy później. Podatnicy, którzy dopiero wprowadzają kasy w firmie, powinni pamiętać o możliwości skorzystania z ulgi do 700 zł za każde urządzenie zgłoszone przy rozpoczęciu ewidencjonowania - także to rezerwowe!

Przykład

Pan Janusz otworzył mały lokal gastronomiczny. Do ewidencjonowania sprzedaży na co dzień wybrał funkcjonalną kasę fiskalną Posnet Neo EJ Plus za 1799 zł netto. Jako kasę rezerwową chciał mieć urządzenie o niewielkich gabarytach i z wytrzymałym akumulatorem - zdecydował się więc na Elzab K10 z ekranem dotykowym za 1290 zł netto. Od wydatku 3089 zł odliczy 1400 zł ulgi - w sumie wyda wiec jedynie 1689 zł netto za dwie nowoczesne, wysokiej jakości kasy fiskalne!

 

Aby uzyskać ulgę na kasę fiskalną, należy spełnić warunki określone w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących ze zmianami (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 163). Prawo do ulgi przysługuje od momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na kasie.

 

Czytaj: Jak w 2015 r. otrzymać zwrot ulgi na kasę fiskalną?

 

W istocie posiadanie kasy fiskalnej rezerwowej podlega takim samym obowiązkom, jak w przypadku kasy podstawowej - podatnik nie wskazuje bowiem przy dokonywaniu zgłoszenia kasy w urzędzie skarbowym, jakie jest przeznaczenie danego urządzenia. Oznacza to, iż ulgę 700 zł na kasę rezerwową można nie tylko otrzymać po spełnieniu odpowiednich warunków, ale też stracić, gdy ich nie dopełnimy. Utrata prawa do ulgi wymaga od podatnika zwrócenia urzędowi skarbowemu kwoty otrzymanej lub odliczonej w deklaracji VAT.

 

Kasa fiskalna rezerwowa, podobnie jak każda inna, wymaga dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego w ustalonych terminach. Czytamy o tym w § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas:

§ 14. 1. Podatnicy stosujący kasy:

(…)

4) zgłaszają kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas, w terminach określonych w § 33;

 

We wspomnianym tu § 33 czytamy natomiast:

§ 33. 1. Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata, z zastrzeżeniem ust. 2 oraz § 17 ust. 2 pkt 2.

2. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

3. Na potrzeby stosowania ust. 1 i 2 termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.

4. Termin określony w ust. 1 i 2 liczony jest zgodnie z przepisami art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

 

Spóźnienie z przeglądem technicznym kasy fiskalnej w terminie 3 lat od jej fiskalizacji skutkuje utratą prawa do ulgi i koniecznością jej zwrotu do urzędu skarbowego. Jest to jedna z kilku sytuacji, w których traci się prawo do ulgi na kasę. Należy więc bezwzględnie dbać o zgłaszanie kasy fiskalnej rezerwowej do przeglądu technicznego w obowiązujących terminach! Zgodnie z zacytowanym wyżej przepisem § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas, jest to obowiązek podatnika użytkującego kasę, a nie serwisanta. Wszelkie konsekwencje związane ze spóźnieniem z dokonaniem przeglądu poniesie więc właściciel kasy, a nie serwis.

 

Uwaga!

Kasa fiskalna rezerwowa również wymaga dokonywania przeglądu technicznego w ustawowych terminach - konsekwencje za spóźnienie z przeglądem ponosi podatnik, a nie serwis fiskalny!

 

Jaką kasę rezerwową wybrać?

Kasa fiskalna rezerwowa nie musi być taka sama, jak kasa główna. Może to być model mniejszy i tańszy, używany tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy kasa główna nie działa. Podatnik powinien jednak unikać pułapki wybierania najtańszej kasy fiskalnej, jaką tylko znajdzie na sklepowej półce. Doświadczenie wielu polskich przedsiębiorców pokazuje, iż bardzo tanie kasy fiskalne są trudne w obsłudze i zupełnie nieintuicyjne, do tego awaryjne i ze skłonnością do częstego zawieszania się. Właściciel takiej kasy „oszczędzi” niewielką kwotę, zafunduje sobie więcej stresu i kłopotów, niż to warte. Warto więc zapytać pracownika serwisu fiskalnego o wysokiej jakości kasę fiskalną z przeznaczeniem na kasę rezerwową.

Urządzenie takie może być małe - tak aby nie zajmowało wiele miejsca w sklepie, lokalu usługowym czy w biurze. Małe kasy fiskalne zwykle są też mobilne - lekkie i poręczne, dzięki czemu łatwo je przenosić z miejsca na miejsce. Funkcjonalnością nie różnią się wiele od kas stacjonarnych. Jeśli w sklepie czy lokalu usługowym zdarzają się przerwy w dostawie prądu, warto pomyśleć o kasie fiskalnej z wytrzymałym akumulatorem. Wysokiej jakości urządzenia mogą pracować nawet cały dzień bez konieczności podłączania do źródła zasilania.

 

Kasy fiskalne Warszawa - zobacz naszą ofertę!

 

Wszystkie powyższe informacje dotyczą zarówno kas, jak i drukarek fiskalnych. Choć zasadniczo spełnia tę samą funkcję, drukarka fiskalna różni się od kasy koniecznością podłączenia do komputera - drukarka fiskalna działa wyłącznie we współpracy z odpowiednią aplikacją komputerową. Sytuacje takie jak np. przerwa w dostawie energii elektrycznej mogą być wtedy jeszcze bardziej kłopotliwe. Poza tym drukarka - jak każdy inny sprzęt - też może ulec awarii i wymagać naprawy w serwisie. Dlatego podatnik pracujący na drukarce fiskalnej tym bardziej powinien zaopatrzyć się w urządzenie rezerwowe.

 

Zobacz też: Drukarki fiskalne Warszawa