Krajowy System e-Faktur to narzędzie Krajowej Administracji Skarbowej, które w założeniu ma uprościć i uszczelnić polski system podatkowy. Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej – elektronicznego dokumentu tworzonego według ujednoliconej struktury – na dłuższą metę ułatwi codzienne czynności zarówno wystawcom i odbiorcom dokumentów, jak i biurom rachunkowym. Eksperci przewidują jednak, że dla najmniejszych podmiotów zmiany te będą dość kłopotliwe.

Koniec papierowych faktur

Zdecydowana większość polskich firm w swojej codziennej pracy wykorzystuje elektroniczne narzędzia do ewidencjonowania sprzedaży. Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą na rzecz konsumentów korzystają z kas fiskalnych, natomiast podmioty zawierające transakcje głównie z innymi podmiotami gospodarczymi – programów do zarządzania sprzedażą lub bardziej zaawansowanych systemów finansowo-księgowych.

Jednak wciąż tysiące firm stawia na tradycyjne rozwiązania. Tacy przedsiębiorcy korzystają z papierowych bloczków do wystawiania faktur. Nie chcą inwestować w oprogramowanie, obawiają się obsługi systemu, którego nie znają, bądź wystawiają tak niewiele dokumentów sprzedaży, że nie widzą potrzeby wprowadzania u siebie zmian.

Tymczasem już w 2024 r. ma nastąpić koniec papierowych faktur. Eksperci firmy audytorsko-doradczej Grant Thornton dostrzegają w tej zmianie pewne zagrożenia. Najtrudniejsza ma być ona dla najmniejszych firm.

Największe wyzwanie czeka mikroprzedsiębiorców stosujących do tej pory wyłącznie papierowe faktury i niekorzystających z programów elektronicznych. Ich właściciele staną przed koniecznością nauki e-fakturowania lub zlecenia tej czynności biurom rachunkowym. Jeżeli jednak biura zgodzą się na wystawianie faktur w imieniu klienta, zapewne dojdzie do podniesienia wysokości opłaty za usługi księgowej, zważając na fakt poszerzenia zakresu obowiązków i nakładu pracy

– czytamy w nowej analizie Grant Thornton.

Jednak konieczność przejścia z faktur papierowych na faktury to nie jedyna trudność, na jaką zwracają uwagę eksperci Grant Thornton. Inne to m.in. konieczność weryfikacji programów do wystawiania faktur. Wiele z nich nie jest od lat aktualizowanych, w związku z czym nie spełnia nawet obecnych standardów, a co dopiero te związane z wprowadzeniem systemu KSeF. Problemy mogą dotyczyć np. braku ciągłości numeracji czy braku możliwości dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych (jedyną opcją ma być podanie linka do takiej dokumentacji).

Jaki program do faktur wybrać?

Koniec papierowych faktur nie musi oznaczać wielkich kosztów i skomplikowanych szkoleń. Przykładem systemów, które świetnie sprawdzają się w małych firmach, są programy InsERT. Na przykład Subiekt123 to funkcjonalna, a przy tym prosta w obsłudze aplikacja, wyposażona we wszystkie narzędzia potrzebne do prowadzenia sprzedaży. Z kolei Subiekt nexo i Subiekt GT zapewniają pełną obsługę sprzedaży wraz z zaawansowanymi opcjami

Aby odnieść najwięcej korzyści ze zmian, warto zainwestować w profesjonalne wdrożenie programu InsERT w Warszawie (i nie tylko!). Specjalista dostosuje możliwości wybranego przez przedsiębiorcę systemu do konkretnych potrzeb danej działalności. Co istotne, z takiej usługi korzystamy tylko raz – dobrze wdrożony program sam na siebie „pracuje”: pomaga oszczędzać czas, zautomatyzować powtarzalne czynności i generować większe zyski w firmie!

Specjaliści BUCHCOM oferują wdrożenia programów dla firm - Warszawa i okolice. Specjalizujemy się w rozwiązaniach dla biur rachunkowych, a także mikroprzedsiębiorców oraz podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw.  

Zobacz także: Odzyskiwanie należności od kontrahenta z InsERT nexo i GT!